Kundenreferenz: Digitalisierungshelfer für mittelständische Kanzlei

Erfolgsstory: Digitalisierung der Steuerberatung Möhler mit Power und Hertz IT Dienstleistungen

Herausforderung

Im Jahr 2019 stand die Steuerberatung Möhler, eine mittelständische Kanzlei mit sieben Mitarbeitern, vor der dringenden Notwendigkeit, ihre Büroprozesse und den Dialog mit den Endkunden zu digitalisieren. Angesichts des Fachkräftemangels und der sich schnell ändernden technologischen Anforderungen benötigte die Kanzlei eine moderne, flexible IT-Lösung. Die Anforderungen umfassten eine moderne Telefonanlage, Office 365, DATEV-Arbeitsplätze, eine umfassende Datensicherung sowie die Integration von Remote-Arbeitsplätzen, um den Mitarbeitern flexible Arbeitsmodelle zu ermöglichen.

Lösung durch Power und Hertz IT Dienstleistungen

Power, in enger Zusammenarbeit mit Hertz IT Dienstleistungen, entwickelte im Jahr 2019 ein maßgeschneidertes Konzept zur Digitalisierung der Steuerberatung Möhler. Die Implementierung und Betriebsübernahme durch Hertz IT Dienstleistungen folgten direkt auf die Konzeptionsphase. Die Lösung umfasste:

1. Moderne Telefonanlage: Die neue Telefonanlage wurde installiert, um grundlegende Funktionen wie Anrufweiterleitung und Voicemail zu bieten und gleichzeitig erweiterte Features wie Video-Konferenzen und eine Integration mit Office-Anwendungen zu ermöglichen. Diese Neuerung verbesserte die Kommunikation sowohl innerhalb des Teams als auch mit den Klienten erheblich.
2. Office 365 Integration: Power und Hertz IT Dienstleistungen integrierten Office 365, um den Mitarbeitern der Kanzlei Zugriff auf leistungsstarke Collaboration-Tools wie Outlook, Word, Excel und Teams zu ermöglichen. Dies förderte die Echtzeit-Dokumentenbearbeitung und verbesserte die Teamarbeit und Produktivität.
3. DATEV-Arbeitsplätze: Die Implementierung von DATEV-Arbeitsplätzen sorgte dafür, dass alle sensiblen Daten der Kanzlei auf höchstem Sicherheits- und Datenschutzniveau verarbeitet wurden. Dies erfüllte alle gesetzlichen Anforderungen und stärkte das Vertrauen der Klienten in die Kanzlei.
4. Datensicherung: Eine umfassende Datensicherheitslösung wurde eingerichtet, die lokale Backups erstellte und eine Synchronisation der Daten an einer zweiten Location ermöglichte. Diese Maßnahme garantierte die ständige Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten, selbst im Falle eines technischen Ausfalls.
5. Flexible Remote-Arbeitsplätze: Das Konzept berücksichtigte die zunehmende Bedeutung von Remote-Arbeitsplätzen. Es ermöglichte den Mitarbeitern, flexibel von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, was im Kontext des Fachkräftemangels besonders wichtig war. Dies trug zur Mitarbeiterbindung und -gewinnung bei, indem es eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ermöglichte.
6. Zuverlässige IT-Arbeitsplätze: Die IT-Infrastruktur wurde so optimiert, dass alle Arbeitsplätze, sowohl vor Ort als auch remote, stabil und zuverlässig funktionierten. Dies ermöglichte den Mitarbeitern eine effektive Nutzung von Online-Schulungen und Seminaren zur beruflichen Weiterbildung.

Betriebsübernahme

Nach der erfolgreichen Umsetzung des Konzepts übernahm Hertz IT Dienstleistungen im Jahr 2019 den Betrieb und die laufende Betreuung der neuen IT-Infrastruktur. Dies umfasste die kontinuierliche Unterstützung, Wartung und Optimierung der Systeme, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Ergebnisse

Die Digitalisierung der Steuerberatung Möhler, realisiert durch Power und Hertz IT Dienstleistungen, führte zu erheblichen Verbesserungen in den Büroprozessen und der Kundenkommunikation. Die moderne Telefonanlage und die Office 365 Integration optimierten die interne und externe Kommunikation. Die DATEV-Arbeitsplätze gewährleisteten die sichere Verarbeitung sensibler Daten, und die umfassende Datensicherungslösung sicherte die Datenverfügbarkeit und -sicherheit.

Die flexible Gestaltung der Remote-Arbeitsplätze ermöglichte es der Kanzlei, auf die Herausforderungen des Fachkräftemangels zu reagieren und ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Die Mitarbeiter profitierten von einer stabilen IT-Infrastruktur, die ihre Produktivität steigerte und den Zugang zu Weiterbildungsangeboten erleichterte.

Fazit

Durch die erfolgreiche Digitalisierung und die anschließende Betriebsübernahme durch Power mit Hertz IT Dienstleistungen konnte die Steuerberatung Möhler ihre Büroprozesse optimieren und den Kundenservice verbessern. Das Konzept berücksichtigte nicht nur die technologischen Anforderungen, sondern auch die Notwendigkeit flexibler Arbeitsmodelle, was die Kanzlei zu einem attraktiven Arbeitgeber machte. Die kontinuierliche Unterstützung durch Power mit Hertz IT Dienstleistungen stellt sicher, dass die Kanzlei auch weiterhin von einer leistungsfähigen und stabilen IT-Infrastruktur profitiert.